Relevé propriétaire de conciergerie : ce qu'il doit contenir, avec un exemple chiffré

Le relevé récapitule, pour une période (en général le mois), les revenus encaissés pour le compte du propriétaire et les sommes que la conciergerie retient : sa commission et les dépenses engagées pour le logement. Il aboutit au montant net à verser au propriétaire.

C'est à la fois un justificatif pour le propriétaire, la base du virement que vous lui faites et une trace utile pour votre comptabilité. Il doit donc être lisible, détaillé et figé une fois envoyé.

• L'identification : votre conciergerie, le propriétaire, la période couverte, un numéro unique et la date d'émission.
• Le détail des séjours : logement, dates d'arrivée et de départ, plateforme, montant versé par la plateforme.
• Les frais de ménage payés par les voyageurs, et s'ils sont gardés par la conciergerie ou reversés au propriétaire.
• Le revenu locatif, c'est-à-dire la base sur laquelle vous calculez votre commission.
• La commission, avec son taux et sa base, et la TVA sur cette commission si votre conciergerie y est assujettie.
• Les dépenses déduites : ménages facturés au propriétaire, interventions (plombier, électricien…) à refacturer, avec leur justificatif.
• Le net à verser, et idéalement la date prévue du virement.

Prenons un propriétaire dont le contrat prévoit une commission de 22 % et des frais de ménage reversés au propriétaire : les ménages réalisés lui sont alors facturés 70 € chacun. Ce mois-ci, trois séjours se sont terminés et une fuite a été réparée pour 180 €.

Si la conciergerie gardait les frais de ménage, elle les retirerait des versements avant de calculer sa commission, et ne facturerait pas les ménages au propriétaire.

1. Dans quel mois compter un séjour ? Le plus simple est de le rattacher au mois de départ : un séjour du 29 au 3 n'apparaît qu'une fois, dans le relevé du mois où il se termine. Écrivez la règle dans le contrat.
2. Sur quel montant prendre la commission ? Sur le prix payé par le voyageur, sur le versement de la plateforme, ou sur le versement moins les frais de ménage : les écarts sont importants. Notre guide sur la commission compare les trois.
3. Que faire d'un séjour sans montant ? Les réservations importées par calendrier iCal n'ont pas de montant. Ne générez pas le relevé tant qu'il manque un versement : un relevé corrigé après coup coûte plus cher en confiance qu'un jour de retard.

• Oublier de refacturer une intervention payée par la conciergerie.
• Appliquer la commission sur une base différente de celle du contrat.
• Modifier un relevé déjà envoyé au lieu d'émettre une correction.
• Ne pas joindre les justificatifs des dépenses déduites.
• Recopier les montants à la main depuis chaque plateforme, avec les erreurs de saisie qui vont avec.